Как научиться расставлять приоритеты

Как часто у вас случалось такое, что вы не успели прийти на работу во время, как понимаете, что уже не успеваете. Пытаться успеть все – главная проблема тайм менеджмента. Выполнить все невозможно, но можно закрыть основные задачи. Для того чтобы успешно закрывать их, необходимо правильно оценивать, какие задачи первоочередные, а также уметь расставлять приоритеты. Поделимся с вами эффективными советами, как расставлять приоритеты в работе и жизни.

Расставлять приоритеты в работе необходимо уметь хотя бы для того, чтобы успевать вовремя выполнять задачи по работе. Но и этому нужно научиться.

Пять правил, которые научат расставлять приоритеты

Исключайте излишнее. Если вы хотите научиться расставлять приоритеты, то первое с чего необходимо начать – исключить лишнее с работы, а от ненужного совсем отказаться. Если вы часто помогаете своим коллегам в ущерб своей работе, то лучше научиться отказывать, объясняя это нехваткой времени на ваши задачи. Как исключить из работы все не нужное? Попробуйте ответить себе прямо сейчас:

Актуальна ли эта задача до сих пор? И как долго еще будет актуальна?

Что будет, если вы откажетесь от ее исполнения сегодня?

Как выполнить задание побыстрее? Что для этого вам нужно?

Что даст вам быстрое выполнение этой задачи?

Ваша ли это задача, не навязали ли ее вам?

Ответьте на главный вопрос: “Что еще вы можете сделать, чтобы значительно упростить себе работу над этой задачей или она стала бы не актуальна”. Конечно же, это о том, что нужно тратить минимум ресурсов, чтобы получать максимальный результат.

Используйте матрицу Эйзенхауэра. Это хороший инструмент, который поможет расставлять ценности рутинных задач. Он достаточно прост в использовании и эффективен в расстановке приоритетов. А для этого нужно распределить все задачи в день по следующим четырем квадратам (A, B, C, D), полагаясь всего на две характеристики: важность, срочность.

А – важное, срочное.
В – важное, несрочное.
С – неважное, но срочное.
D – неважное, несрочное.

Далее выполняйте задания от квадрата А до квадрата D, дополняя их текущими заданиями.

Для того, чтобы правильно расставлять приоритеты, необходимо иметь четко сформированный план. Во-первых, нужно учиться составлять список задач с сегодняшнего дня на завтра. Во-вторых, иметь этот список в своей записной книжке или всегда на столе, чтобы видеть его и двигаться по списку.

Научитесь отказывать. Выше уже говорилось, что нужно отказывать в помощи коллегам, если понимаете, что не успеваете со своими задачами. Но чаще всего это проблема неумения отказать. И этому тоже нужно учиться. Чаще это связано с психологическими проблемами. Обратите свое внимание и на это.

И, конечно, будьте к себе добрее. Можно успеть выполнить сотки задач, установить рекорды, а в конце выгореть. Не забывайте об удовольствии от работы и жизни. Здоровье, отдых и ваше внутреннее удовлетворение от работы должно быть на первом месте.